Annexe 3
Les règlements administratifs établissent
les règles de fonctionnement de :
Association Biodanza Canada
(l’organisation)
Il est décrété que les dispositions suivantes constituent les règlements administratifs de l’organisation :
1. Définitions
À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans les présents règlements administratifs ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de l’organisation :
« assemblée de membres » s’entend d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres;
« assemblée extraordinaire de membres » s’entend d’une assemblée d’une ou de plusieurs catégories de membres ou d’une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;
« conseil d’administration » s’entend du conseil d’administration de l’organisation et « administrateur » s’entend d’un membre du conseil;
« Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;
« proposition » s’entend d’une proposition présentée par un membre de l’organisation qui répond aux exigences de l’article 163 (Proposition d’un membre) de la Loi;
« règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;
« règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l’organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;
« résolution extraordinaire » s’entend d’une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;
« résolution ordinaire » s’entend d’une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées;
« statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d’arrangement et les statuts de reconstitution.
« Système Rolando Toro » désigne le système créé par Rolando Toro Araneda ci-après nommé « S.R.T. »;
« International Biocentric Foundation » désigne l’organisme qui régit la marque de commerce « Biodanza » au Canada et à travers le monde et qui autorise et règlemente les écoles de Biodanza – S.R.T. à travers le monde, ci-après nommé « I.B.F. »;
«facilitateur titulaire» désigne une personne autorisée par l’I.B.F. à animer des cours hebdomadaires ou des ateliers de Biodanza – S.R.T.;
«facilitateur stagiaire» désigne une personne autorisée par l’I.B.F à animer un cours hebdomadaire de Biodanza – S.R.T. sous la supervision d’une école de Biodanza – S.R.T.;
«facilitateur didacte» désigne les facilitateurs autorisés par l’I.B.F. à superviser des cours hebdomadaires et des monographies de titularisation, à enseigner dans les écoles de Biodanza – S.R.T. et à diriger une école de Biodanza – SRT
«élève» désigne une personne qui suit une formation pour devenir facilitateur dans une école de Biodanza – S.R.T. au Canada.
2. Interprétation
Dans l’interprétation des présents règlements administratifs, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d’une personnalité morale.
Autrement que tel que spécifié précédemment, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.
3. Sceau de l’organisation
L’organisation peut avoir son propre sceau qui doit être approuvé par le conseil d’administration. Le secrétaire de l’organisation, ou tout autre administrateur désigné par le conseil, est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d’administration.
4. Signature des documents
Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l’organisation peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil d’administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un document, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de l’organisation est conforme à l’original.
5. Fin de l’exercice
La fin de l’exercice de l’organisation est déterminée par le conseil d’administration. Elle est actuellement fixée au 31 juillet de chaque année.
6. Opérations bancaires
Les opérations bancaires de l’organisation sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d’administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l’organisation ou d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d’administration.
7. Pouvoir d’emprunt
Les administrateurs de l’organisation peuvent, sans autorisation des membres,
i. contracter des emprunts, compte tenu du crédit de l’organisation;
ii. émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de l’organisation ou les donner en garantie sous forme d’hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement;
iii. donner en garantie au nom de l’organisation;
iv. grever d’une sûreté, notamment par hypothèque, tout ou en partie des biens, présents ou futurs, de l’organisation, afin de garantir ses titres de créance.
8. États financiers annuels
L’organisation peut, au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, publier un avis à l’intention de ses membres indiquant que les états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) peuvent être obtenus au siège de l’organisation et que tout membre peut, sur demande et sans frais en recevoir une copie au siège ou s’en faire envoyer une copie par courrier affranchi.
9. Conditions d’adhésion
Sous réserve des statuts, l’organisation compte deux (2) catégories de membres, à savoir les catégories A et B. Le conseil d’administration peut, par résolution, approuver l’admission des membres de l’organisation. Les membres peuvent aussi être admis d’une autre manière déterminée par résolution du conseil d’administration.
Les conditions d’adhésion s’établissent comme suit :
i. Membres de catégorie A
1. Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux individus qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A dans une ou l’autre des trois catégories suivantes de l’organisation:
• Membre de catégorie A-1 : « Membre professionnel » désigne toute personne qui est facilitateur titulaire actif ou stagiaire actif, c’est-à-dire qui offre des cours ou des ateliers de Biodanza – S.R.T. au moment de son adhésion
• Membre de catégorie A-2 : « Membre associé » désigne toute personne qui est un élève d’une école de Biodanza – S.R.T. ou un facilitateur stagiaire non actif ou titulaire non actif, c’est à dire qui n’offre pas de cours ou d’atelier de Biodanza au moment de son adhésion;
• Membre de Catégorie A-3 : « Membre participant » désigne toute personne qui pratique la Biodanza S.R.T. au Canada ou ailleurs dans le monde
2. La période d’adhésion d’un membre votant de catégorie A est d’une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l’organisation.
3. Tel qu’indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l’organisation et d’assister à ces assemblées et y disposer d’une (1) voix.
ii. Membres de catégorie B
1. Le titre de membre non votant de catégorie B est réservé aux individus qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres non votants de catégorie B dans la catégorie suivante de l’organisation:
• Membre de catégorie B-1 : « Membre honoraire » désigne toute personne ayant rendu des services exceptionnels à l’association par son travail ou ses donations
2. La période d’adhésion d’un membre non votant de catégorie B est d’une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l’organisation.
3. Sous réserve de la Loi et des statuts, un membre non votant de catégorie B a le droit de recevoir un avis des assemblées des membres de l’organisation, d’assister à ces assemblées mais ne peut y exercer un droit de vote.
Sous réserve du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications à cette disposition des règlements administratifs si de telles modifications touchent les droits et / ou les conditions décrites aux alinéas 197(1)(e), (h), (l) ou (m).
10. Transfert de l’adhésion
L’adhésion n’est transférable qu’à l’organisation. Sous réserve du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications pour ajouter, changer ou supprimer cette disposition des règlements administratifs.
11. Avis d’assemblée des membres
Un avis faisant état des date, heure et lieu d’une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habilité à voter lors de l’assemblée par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l’avis étant communiqué à chaque membre habilité à voter à l’assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant.
Si un membre demande que l’avis lui soit remis par des moyens non-électroniques, l’avis sera envoyé par la poste, par messager ou en mains propres.
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les façons d’aviser les membres habilités à voter aux assemblées de membres.
12. Convocation d’une assemblée par les membres
Le conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire des membres conformément à l’article 167 de la Loi, sur requête écrite des membres qui détiennent au moins 5 % des droits de vote. Si les administrateurs ne convoquent pas une assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la requête, tout signataire de celle-ci peut le faire.
13. Droits d’adhésion
Les membres seront avisés par écrit des droits d’adhésion qu’ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits dans un délai d’un (1) mois suivant la date de renouvellement de son adhésion sera privé automatiquement de son statut de membre de l’organisation.
14. Fin de l’adhésion
Le statut de membre de l’organisation prend fin dans l’un ou l’autre des cas suivants :
i. le décès du membre ou, dans le cas d’un membre constitué en personne morale, la dissolution de la personne morale;
ii. l’omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membre énoncées dans l’article de ces règlements administratifs sur les conditions de l’adhésion;
iii. la démission du membre signifiée par écrit au président du conseil d’administration de l’organisation, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l’avis de démission;
iv. l’expulsion du membre en conformité à l’article sur les mesures disciplinaires contre les membres ou la perte du statut de membre d’une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;
v. l’expiration de la période d’adhésion;
vi. la liquidation ou la dissolution de l’organisation en vertu de la Loi.
15. Prise d’effet de la fin de l’adhésion
Sous réserve des statuts, l’extinction de l’adhésion entraîne l’extinction des droits du membre, notamment ceux qu’il a à l’égard des biens de l’organisation.
16. Mesures disciplinaire contre les membres
Le conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :
a. la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisation;
b. une conduite susceptible de porter préjudice à l’organisation, selon l’avis du conseil d’administration à son entière discrétion;
c. toute autre raison que le conseil d’administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d’intention de l’organisation.
Si le conseil d’administration détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de l’organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l’avis reçu. Si le président ne reçoit aucune réponse écrite, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d’administration l’examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d’administration est finale et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel.
17. Propositions de candidatures en vue de l’élection des administrateurs lors d’assemblées annuelles
Sous réserve des règlements en vertu de la Loi, toute proposition peut faire état des candidatures en vue de l’élection des administrateurs si elle est signée par au moins 2% des membres ayant le droit de vote lors de l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée.
18. Coût de la publication des propositions faites lors des assemblées annuelles des membres
Le membre qui a présenté la proposition paie le coût d’inclusion de celle-ci et de tout exposé accompagnant l’avis de l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée, sauf si d’autres règles relatives au paiement sont adoptées par résolution ordinaire des membres présents à l’assemblée.
19. Lieu de l’assemblée des membres
Sous réserve de l’article 159 (Lieu des assemblées) de la Loi, les assemblées se tiennent au Canada, dans le lieu que choisissent les administrateurs ou en tout lieu à l’extérieur du Canada, dont conviennent tous les membres habilités à y voter.
20. Personnes en droit d’assister à une assemblée
Les membres, les non-membres, les administrateurs et l’expert-comptable de l’organisation ont droit d’assister à une assemblée des membres. Cependant, seuls les membres habilités à voter à l’assemblée conformément aux dispositions de la Loi, des statuts et des règlements administratifs sont autorisés à déposer un bulletin de vote lors de l’assemblée.
21. Président d’assemblée et secrétariat d’assemblée
Les membres présents qui sont habilités à voter à l’assemblée choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée et un autre pour rédiger le procès-verbal.
22. Quorum lors d’assemblées des membres
Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la Loi n’exige un nombre plus élevé de membres) correspond à vingt pour cent (20 %) des voix exprimées par les membres habilités à voter à l’assemblée comprenant un minimum absolu de six (6) membres dont un minimum de trois (3) membres doivent être facilitateurs titulaires et trois (3) autres membres provenant de toutes catégories votantes. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer. Le vote majoritaire des membres facilitateurs titulaires a prépondérance sur le vote majoritaire des membres.
23. Voix prépondérantes lors d’assemblées des membres
À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d’égalité des voix, après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président du conseil d’administration (CA) ou, en son absence, le vice-président du CA ou, en leurs absences, le secrétaire du CA, vote une deuxième fois.
24. Participation par tout moyen de communication électronique lors d’assemblées des membres
Si l’organisation choisit de mettre en place tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors d’une assemblée des membres, toute personne autorisée à assister à celle-ci peut y participer par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre de la manière prévue par la Loi. Une personne participant à une assemblée par un tel moyen est considérée comme étant présente à l’assemblée. Sauf disposition contraire du présent règlement administratif, toute personne participant à une assemblée visée par cet article et habile à y voter peut le faire, conformément à la Loi, par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre mis à disposition par l’organisation à cette fin.
25. Tenue d’assemblée des membres entièrement par tout moyen de communication électronique
Si les administrateurs ou les membres de l’organisation convoquent une assemblée des membres en vertu de la Loi, les administrateurs ou les membres, selon le cas, peuvent déterminer que l’assemblée soit tenue, conformément à la Loi et aux Règlements, entièrement par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de l’assemblée.
26. Nombre d’administrateurs
Le conseil d’administration se compose de trois (3) à six (6) administrateurs selon la répartition suivante :
• Trois (3) postes doivent être comblés obligatoirement par des facilitateurs titulaires.
• Un (1) seul poste est disponible à toutes les catégories votantes : facilitateurs titulaires, stagiaires, élèves ou biodanseurs.
• Les autres postes doivent être comblés par des facilitateurs titulaires, stagiaires ou des élèves en troisième année de formation.
27. Durée du mandat des administrateurs
Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la deuxième assemblée annuelle des membres suivant les élections.
28. Convocation de la réunion du conseil d’administration
Les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées par deux (2) administrateurs à n’importe quel moment. Le quorum des réunions du conseil d’administration est de trois (3) administrateurs dont, obligatoirement, deux (2) facilitateurs titulaires qui forment le Comité exécutif (CE). Le vote majoritaire du CE a prépondérance sur le vote majoritaire du conseil d’administration.
29. Avis de réunion du conseil d’administration
Un avis précisant les dates, heure et lieu d’une réunion du conseil d’administration est donné, de la manière prescrite à l’article sur l’avis de réunion du conseil d’administration du présent règlement administratif, à chaque administrateur de l’organisation au plus tard deux (2) jours avant l’heure prévue. Cet avis n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun d’entre eux ne s’oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l’avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L’avis d’ajournement d’une réunion n’est pas nécessaire si les dates, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n’est pas nécessaire que l’avis de réunion du conseil d’administration précise l’objet ou l’ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion.
30. Voix prépondérantes lors des réunions du conseil d’administration
Dans toutes les réunions du conseil d’administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d’impossibilité d’obtenir la majorité, le président du conseil d’administration (CA) ou, en son absence, le vice-président du CA ou, en leurs absences, le secrétaire du CA, vote une deuxième fois.
31. Comités du conseil d’administration
S’il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du conseil d’administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d’un comité peut être destitué par résolution du conseil d’administration.
32. Nomination des dirigeants
Les membres du conseil sont tous des administrateurs à part égale et ils décident entre eux de l’attribution des tâches, en fonction des besoins.
Le conseil d’administration peut créer des postes de dirigeant, y nommer les dirigeants chaque année ou à intervalle plus fréquent, préciser leurs fonctions et, sous réserve des dispositions de la Loi, leur déléguer le pouvoir de gérer les activités de l’organisation. Un administrateur peut être nommé à n’importe quel poste au sein de l’organisation. Un dirigeant doit être un administrateur, Une même personne peut occuper deux postes ou plus.
33. Description des postes
Sauf indication contraire de la part du conseil d’administration (qui peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs), si des postes sont créés au sein de l’organisation et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :
a. Président – Le président est le président-directeur général de l’organisation. Il est un administrateur et doit obligatoirement être facilitateur titulaire. Il est responsable de la mise en œuvre des plans stratégiques et des politiques de l’organisation. Sous réserve de l’autorité dévolue au conseil d’administration, le président assure la supervision générale des activités de l’organisation
b. Vice-président – Le vice-président est un administrateur. Il doit obligatoirement être facilitateur titulaire. Ses fonctions et ses pouvoirs sont déterminés par le conseil d’administration. Il assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.
c. Secrétaire – Le secrétaire est un administrateur. Il doit obligatoirement être un facilitateur titulaire. Le secrétaire consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l’organisation le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées.
d. Trésorier – Les fonctions et pouvoirs du trésorier sont déterminés par le conseil d’administration.
Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de l’organisation sont déterminés en fonction de leur mandat ou des exigences du conseil d’administration ou du président. Sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant.
34. Vacance d’un poste
Sauf disposition contraire d’une convention écrite, le conseil d’administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer n’importe quel dirigeant de l’organisation. À moins d’être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu’au premier des événements suivants :
a. son successeur a été nommé;
b. le dirigeant a présenté sa démission;
c. le dirigeant a cessé d’être un administrateur (s’il s’agit d’une condition de la nomination);
d. le dirigeant est décédé.
Si le poste d’un dirigeant de l’organisation est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par résolution une personne pour le combler.
35. Mode de communication des avis
Tout avis (notamment toute communication ou tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu’un avis d’une assemblée des membres ou d’une réunion du conseil d’administration, en vertu de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou d’une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l’un ou l’autre des cas suivants :
a. s’il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de l’organisation ou, dans le cas d’un avis à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l’organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur) et reçu par l’administrateur;
b. s’il est posté au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d’avance à son adresse figurant dans les registres de l’organisation;
c. s’il est transmis au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de l’organisation à cette fin;
d. s’il est transmis sous la forme d’un document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.
Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné lorsqu’il est remis en mains propres ou livré à l’adresse figurant aux registres de l’organisation; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis envoyé par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu’il est transmis ou livré à l’entreprise ou à l’organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l’adresse figurant aux registres de l’organisation pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d’un comité du conseil d’administration conformément à l’information qu’il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu’un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l’avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l’organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l’organisation peut être manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée.
36. Invalidité de toute disposition du présent règlement administratif
L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition des présents règlements administratifs ne touche en rien la validité ni l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.
37. Omissions et erreurs
La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.
38. Médiation et arbitrage
Dans la mesure du possible, les différends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l’organisation sont résolus conformément au mécanisme de médiation ou d’arbitrage prévu à l’article sur la médiation et l’arbitrage du présent règlement administratif.
39. Mécanisme de règlement des différends
Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l’organisation découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s’y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de l’organisation n’est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de l’organisation en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d’un mécanisme de règlement ci-après :
a. Le différend ou la controverse est d’abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l’autre partie (ou, s’il y a lieu, le conseil d’administration de l’organisation) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d’en arriver à un règlement entre elles.
b. Avec l’accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux.
c. Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l’un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d’arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de l’organisation ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l’arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l’arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l’objet d’un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.
d. Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tel que déterminé par les arbitres.
40. Règlements administratifs et entrée en vigueur
Sous réserve des statuts, le conseil d’administration peut, par résolution, prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l’organisation. Un tel règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la résolution des administrateurs jusqu’à la prochaine assemblée des membres où il y aura confirmation, rejet ou modification de celui-ci par les membres par résolution ordinaire. Si le règlement administratif, sa modification ou son abrogation est confirmé ou confirmé tel que modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d’être en vigueur s’il n’est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s’il est rejeté par les membres lors de l’assemblée.
Cette disposition ne s’applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi puisque les modifications ou abrogations à de tels règlements administratifs ne sont en vigueur que lorsque qu’elles sont confirmées par les membres.
